Вашу идею можно реализовать с помощью одного из модулей.
Пользователь добавляет в модуль материал - т.е. заказ. Видеть этот заказ может только он и группы модераторов/администраторов (это всё делается условными операторами системы).
Таким образом "заказ" уже будет в базе и у него будет номер присвоен - лишних действий не нужно.
А операторы/ремонтники, входящие в группу модераторов/администраторов - по мере изменения статуса заказа, изменяют этот статус, который будет фиксироваться в одном из полей материала.
Сделать это весьма не сложно. Я вам дал направление, вы можете изучить немного систему и всё сделать. Если же у вас не хватает времени или желания самому вникать - можете воспользоваться услугами по разработке нестандартных решений здесь -
http://upartner.pro/ (за некоторую плату, конечно же).
Что касается изменений статуса заказа - то это можно делать даже удалённо - с помощью PHP и API.